Databehandleravtale mellom forening og SeilUT

Avtalen er en del av vilkårene for SeilUT og godtas ved registrering av forening. Den gjelder opplysninger foreningen selv legger inn om sine sponsorer. For seilernes opplysninger er SeilUT behandlingsansvarlig, se personvernerklæringen.

Parter

Behandlingsansvarlig: foreningen som registrerer seg i SeilUT («Foreningen»).

Databehandler: Torstein Hellebust, og fra registrering Himlaleite Digital AS («SeilUT»).

1. Formål

SeilUT lagrer opplysninger om Foreningens sponsorer slik at Foreningen kan administrere sponsoravtaler, lage sponsorpresentasjoner og fakturaunderlag og se statistikk. SeilUT behandler opplysningene bare for dette, etter Foreningens instruks.

2. Opplysninger

Kontaktpersoner hos sponsorer: navn, e-post, telefon, nettside og interne notater, sammen med sponsoravtaler, priser og fakturaunderlag.

3. Varighet

Avtalen gjelder så lenge Foreningen har konto i SeilUT.

4. SeilUTs plikter

• Behandle opplysningene bare etter Foreningens instruks, og si fra hvis en instruks kan være i strid med personvernregelverket.
• Sørge for at alle med tilgang har taushetsplikt.
• Ha forsvarlig sikkerhet: kryptert overføring og lagring, og tilgangsstyring slik at bare Foreningens administratorer og plattformadministrator ser opplysningene.
• Hjelpe Foreningen med krav om innsyn, retting og sletting.
• Varsle Foreningen uten ugrunnet opphold, og senest innen 48 timer, ved brudd på sikkerheten som berører Foreningens opplysninger.
• Gi Foreningen informasjonen som trengs for å vise at avtalen følges.

5. Underleverandører

Foreningen godkjenner disse underleverandørene:

• Lovable (Lovable Cloud): drift, database og lagring. Databasen ligger i London, Storbritannia.
• Lovable AI Gateway med språkmodell fra OpenAI: språkvask og tekstforslag i sponsorpresentasjoner, bare når Foreningen ber om det. Kontaktopplysninger og interne notater sendes ikke dit.

SeilUT varsler Foreningen minst 30 dager før en ny underleverandør tas i bruk, og Foreningen kan protestere.

6. Overføring utenfor EU/EØS

Opplysningene lagres i Storbritannia, som har adekvansbeslutning fra EU. Annen overføring utenfor EU/EØS skjer bare etter GDPR kapittel V.

7. Opphør

Når Foreningen avslutter kontoen, slettes sponsorkontaktene innen 90 dager. Foreningen kan be om en eksport før sletting. Fakturagrunnlag mellom Foreningen og SeilUT oppbevares etter bokføringsloven.

8. Ansvar og lovvalg

Hver part er ansvarlig for egne brudd, jf. GDPR art. 82. Norsk rett gjelder, og Bergen tingrett er verneting.